La soluzione Playmoove
Playmoove ha messo a disposizione di APS Holding una piattaforma dedicata alla gestione digitale di Car Sharing Padova, configurata e personalizzata sulla base delle esigenze del servizio.
La soluzione comprende sia l’esperienza digitale utilizzata dagli utenti finali sia gli strumenti amministrativi e operativi necessari al personale APS.
Tra le principali componenti:
- applicazione mobile personalizzata;
- web app;
- portale amministrativo;
- gestione degli utenti;
- verifica e approvazione della documentazione;
- prenotazione dei veicoli;
- gestione della flotta;
- telematica di bordo;
- tariffazione;
- pagamenti;
- fatturazione;
- gestione delle segnalazioni sui veicoli;
- strumenti per carburante e ricarica;
- reportistica;
- integrazioni con sistemi esterni.
La personalizzazione ha riguardato anche l’esperienza destinata al cliente finale, realizzando un ambiente digitale coerente con l’identità del servizio e con le modalità operative definite da APS.
La piattaforma è diventata così il punto di collegamento tra utenti, veicoli, operatori e sistemi amministrativi.
La migrazione dalla precedente tecnologia
Uno degli aspetti più delicati del progetto è stato il passaggio dalla tecnologia precedentemente utilizzata alla piattaforma Playmoove.
Car Sharing Padova era già operativo e disponeva di utenti, veicoli e processi consolidati. La transizione doveva quindi essere pianificata con particolare attenzione.
Il lavoro non riguardava solamente la sostituzione del software.
Era necessario intervenire anche sulla telematica installata a bordo dei veicoli, riconfigurare i processi e formare il personale che avrebbe successivamente gestito il servizio attraverso i nuovi strumenti.
Playmoove ha quindi accompagnato APS durante le differenti fasi dello switch tecnologico, con l’obiettivo di ridurre al minimo l’impatto sul funzionamento quotidiano del car sharing.
La migrazione ha rappresentato inoltre l’occasione per rivedere alcuni processi e introdurre funzionalità che non erano disponibili nella precedente infrastruttura.
Una nuova telematica di bordo
La scelta dell’hardware rappresentava una componente particolarmente importante.
APS aveva espresso l’esigenza di adottare una telematica più performante e affidabile, capace di garantire continuità del servizio anche in condizioni nelle quali la connettività può risultare più complessa.
Grazie all’esperienza maturata da Playmoove nell’integrazione con differenti produttori di dispositivi telematici, è stato possibile individuare una soluzione adatta alle caratteristiche del progetto.
Uno degli elementi introdotti riguardava il Bluetooth, utilizzato per rendere più affidabile l’interazione tra smartphone e veicolo anche quando la normale connettività dati può risultare limitata.
La nuova configurazione ha permesso inoltre di gestire differenti modelli di automobile senza vincolare la piattaforma a un’unica tipologia di veicolo.
Questo approccio separa la componente software dalla specifica tecnologia installata fisicamente sui mezzi e rende l’infrastruttura più facilmente adattabile alle evoluzioni future della flotta.
Gestione digitale degli utenti
Un altro aspetto centrale riguardava il processo di registrazione e abilitazione dei clienti.
La piattaforma Playmoove permette di gestire digitalmente le diverse fasi che precedono l’utilizzo del servizio:
- registrazione dell’utente;
- acquisizione delle informazioni personali;
- gestione documentale;
- verifica dei requisiti;
- approvazione del cliente;
- abilitazione all’utilizzo dei veicoli.
Una volta completato il processo, l’utente può utilizzare l’applicazione per cercare e prenotare il veicolo e gestire digitalmente le principali fasi della corsa.
Questo ha consentito di ridurre progressivamente la quantità di operazioni che il personale doveva gestire manualmente.
Il risultato è un processo più semplice per il cliente finale e, allo stesso tempo, più strutturato per l’organizzazione che amministra il servizio.
Customer service integrato con il servizio
La tecnologia rappresentava soltanto una componente della gestione di Car Sharing Padova.
Un servizio pubblico rivolto direttamente ai cittadini richiede infatti anche una struttura in grado di assistere gli utenti in caso di problemi durante registrazione, prenotazione o utilizzo del veicolo.
APS aveva quindi la necessità di affiancare alla piattaforma anche un supporto dedicato al customer service.
Playmoove ha accompagnato il cliente anche su questa componente, supportando la gestione delle richieste di assistenza provenienti dagli utenti finali.
Questo ha permesso ad APS di esternalizzare una parte delle attività più impegnative dal punto di vista operativo e di collegare l’assistenza alle informazioni presenti sulla piattaforma.
Il servizio non viene quindi gestito attraverso strumenti separati: tecnologia e supporto operativo possono lavorare sulla stessa base informativa, rendendo più semplice ricostruire prenotazioni e problematiche segnalate dai clienti.
Pagamenti, fatturazione e sistemi aziendali
Una delle necessità del progetto era evitare che il car sharing rappresentasse un ecosistema amministrativo separato rispetto agli altri sistemi utilizzati da APS.
La piattaforma è stata quindi predisposta per dialogare con gli strumenti aziendali dedicati alla gestione amministrativa e contabile.
I dati relativi alle prenotazioni, alle tariffe e agli utilizzi possono essere utilizzati per automatizzare i processi collegati ai pagamenti e alla fatturazione.
L’integrazione permette di ridurre attività manuali, duplicazioni e trasferimenti di informazioni tra sistemi differenti.
Questo rappresenta un elemento particolarmente importante per un servizio pubblico, nel quale la piattaforma destinata all’utente finale deve necessariamente convivere con procedure amministrative e gestionali strutturate.
Il car sharing viene così integrato all’interno dell’ecosistema IT aziendale invece di essere gestito come un sistema indipendente.
Evoluzione della flotta
Parallelamente alla digitalizzazione della piattaforma, Car Sharing Padova ha attraversato un percorso di rinnovamento della propria flotta.
Nel servizio sono stati introdotti veicoli con differenti tecnologie di alimentazione, con una presenza crescente di modelli ibridi ed elettrici.
La piattaforma doveva quindi essere capace di gestire automobili differenti per caratteristiche tecniche, modalità di utilizzo ed esigenze operative.
Questo aspetto è particolarmente rilevante in un servizio che deve poter modificare progressivamente la composizione del proprio parco veicoli.
Playmoove permette di aggiungere e configurare differenti modelli mantenendo la stessa infrastruttura digitale utilizzata dagli utenti e dagli operatori.
L’evoluzione della flotta non richiede quindi la ricostruzione del sistema, ma può essere gestita progressivamente attraverso la configurazione della piattaforma e delle relative integrazioni telematiche.
Gestione delle attività operative
La digitalizzazione riguardava anche le persone che si occupavano quotidianamente della gestione dei veicoli.
Attraverso gli strumenti Playmoove, il personale può accedere alle informazioni necessarie per monitorare la flotta e organizzare le attività operative.
La piattaforma permette di centralizzare informazioni relative allo stato dei mezzi, alle segnalazioni degli utenti e agli interventi necessari.
Anche processi come la gestione del carburante, della ricarica e delle segnalazioni di danno possono essere ricondotti all’interno dello stesso ecosistema.
Questo permette di ridurre la frammentazione tra gli strumenti utilizzati per il cliente e quelli dedicati al personale operativo.
La piattaforma diventa quindi uno strumento centrale non soltanto per chi prenota l’automobile, ma anche per chi deve garantire quotidianamente che i veicoli siano disponibili e pronti all’utilizzo.
Formazione del personale
Il passaggio a una nuova piattaforma richiedeva che il personale APS acquisisse rapidamente autonomia nell’utilizzo degli strumenti messi a disposizione.
Playmoove ha quindi affiancato alla fase di implementazione un’attività di formazione del personale incaricato di gestire l’operatività della flotta.
Gli operatori hanno potuto approfondire le funzionalità amministrative e operative della piattaforma e comprendere come utilizzarle nella gestione quotidiana del servizio.
Il confronto ha interessato anche aspetti più ampi dell’organizzazione del car sharing, come la configurazione delle postazioni, la distribuzione dei veicoli e i processi da applicare sul territorio.
La formazione ha permesso quindi di trasferire non soltanto le modalità di utilizzo del software, ma anche l’esperienza maturata da Playmoove nella gestione di servizi di mobilità condivisa.
Dati e reporting
Una delle esigenze emerse durante il progetto riguardava la disponibilità delle informazioni.
La gestione digitale del servizio permette di centralizzare dati relativi a utenti, prenotazioni, utilizzo della flotta e attività operative.
Il back office mette a disposizione queste informazioni per monitorare l’andamento del car sharing e supportare le decisioni del management.
La reportistica può essere utilizzata per analizzare, ad esempio, il livello di utilizzo dei veicoli, le modalità con cui gli utenti accedono al servizio e le attività richieste per mantenere la flotta operativa.
La disponibilità centralizzata dei dati riduce inoltre la necessità di ricostruire manualmente informazioni provenienti da sistemi differenti.
Il dato diventa quindi non soltanto una conseguenza dell’utilizzo della piattaforma, ma uno strumento attraverso cui osservare e progressivamente ottimizzare il servizio.
Oltre il car sharing: lo studio sull’integrazione con il parking
Nel corso della collaborazione, APS e Playmoove hanno approfondito anche la possibilità di estendere la digitalizzazione ad altri servizi di mobilità urbana.
In particolare è stato sviluppato uno studio relativo a un possibile sistema di parking digitalizzato, con l’obiettivo di analizzare l’integrazione tra gestione dei parcheggi comunali e car sharing.
Il progetto non è successivamente entrato nella fase operativa, ma il lavoro svolto ha permesso di sviluppare un modello nel quale servizi tradizionalmente gestiti in maniera separata possono essere messi in relazione attraverso lo stesso ecosistema tecnologico.
Questa fase ha inoltre consentito al personale APS di utilizzare le competenze Playmoove in un ambito più ampio rispetto al solo car sharing.
L’esperienza rappresenta un esempio della possibilità di utilizzare una piattaforma modulare come base per progettare progressivamente nuovi servizi, anche quando la loro implementazione finale dipende dalle successive decisioni dell’amministrazione.
Una collaborazione che evolve nel tempo
Il rapporto tra APS e Playmoove non si è limitato allo switch di tecnologia.
Nel corso degli anni la piattaforma è stata utilizzata per accompagnare l’evoluzione delle esigenze di mobilità dell’organizzazione, inclusi utilizzi legati alla corporate mobility interna.
Parallelamente sono state analizzate ulteriori possibilità di sviluppo, tra cui integrazioni relative alle infrastrutture di ricarica elettrica, ai sistemi di accesso automatizzato e alla gestione digitale delle aree di parcheggio.
Questo rappresenta uno degli elementi caratteristici del progetto: l’infrastruttura introdotta per modernizzare un servizio di car sharing può diventare una base tecnologica sulla quale costruire nuovi servizi di i mobilità.
La piattaforma può quindi adattarsi a esigenze differenti senza richiedere ogni volta la realizzazione di un sistema completamente nuovo.
I risultati
Uno dei principali risultati del progetto è stato permettere ad APS di passare da una tecnologia precedente a una piattaforma digitale più moderna, mantenendo operativo un servizio già conosciuto e utilizzato dai cittadini.
Playmoove ha permesso di riunire all’interno dello stesso ecosistema:
- registrazione e approvazione degli utenti;
- applicazione mobile e web;
- prenotazione dei veicoli;
- accesso digitale ai mezzi;
- telematica di bordo;
- gestione della flotta;
- pagamenti e tariffazione;
- fatturazione;
- customer service;
- segnalazione dei danni;
- attività operative;
- gestione di carburante e ricarica;
- dati e reportistica;
- integrazioni con sistemi amministrativi e contabili.
La migrazione ha inoltre permesso di supportare l’evoluzione della flotta verso differenti modelli ibridi ed elettrici.
Un ulteriore risultato riguarda la riduzione delle attività manuali, ottenuta attraverso la digitalizzazione dei processi di registrazione, prenotazione, utilizzo e gestione amministrativa.
Il progetto dimostra quindi come la modernizzazione di un servizio pubblico di car sharing non dipenda soltanto dall’introduzione di una nuova app, ma richieda la capacità di intervenire contemporaneamente su software, hardware, processi operativi, assistenza e integrazioni aziendali.