La gestione di una flotta aziendale richiede molto più del semplice monitoraggio dei veicoli.
Le aziende devono allocare i costi ai rispettivi centri di costo, applicare regole di prenotazione coerenti con le policy di viaggio, gestire abbonamenti con rinnovo automatico, produrre report di conformità per gli audit e autorizzare più conducenti senza ricorrere alla condivisione delle credenziali.
Le piattaforme di car sharing destinate ai consumatori non sono progettate per queste esigenze. Sono pensate per singoli utenti, non per team finanziari che devono monitorare i budget dei diversi dipartimenti nel corso di più trimestri.
Quando un’azienda desidera aggiungere servizi di ride-hailing per il trasporto dei dirigenti o programmi di car pooling per gli spostamenti casa-lavoro, queste funzioni devono integrarsi con la stessa infrastruttura di governance, evitando sistemi separati con policy e sistemi di reporting differenti.
La modalità di prenotazione aziendale applica le policy del gruppo al momento della richiesta.
Prima di confermare la prenotazione, il sistema verifica gli orari consentiti, i limiti di durata e l’idoneità del veicolo selezionato.
Il motore degli abbonamenti monitora i cicli di fatturazione, genera automaticamente le fatture alla loro conclusione e gestisce il rinnovo secondo la configurazione del piano.
L’architettura multi-wallet indirizza gli addebiti verso il metodo di pagamento associato al wallet selezionato, permettendo di monitorare separatamente i costi di ciascun dipartimento o progetto, senza perdere la supervisione centralizzata della fatturazione.
Un’azienda attiva una flotta di 50 veicoli destinata agli spostamenti di lavoro dei dipendenti.
Il team commerciale può prenotare esclusivamente nei giorni feriali, per una durata massima di otto ore e utilizzando soltanto veicoli della categoria berlina.
I conducenti del gruppo dirigenziale dispongono invece di accesso continuativo, senza limiti di durata e con possibilità di utilizzare tutte le categorie di veicoli.
Il team che gestisce le strutture aziendali opera attraverso un abbonamento separato, con fatturazione mensile, rinnovo automatico e wallet dedicato al proprio budget dipartimentale.
Tutte le prenotazioni, le fatture e i report di conformità, comprese emissioni di CO₂, chilometraggio per centro di costo e violazioni delle policy, vengono esportati tramite API verso il sistema ERP aziendale per la riconciliazione delle spese e la gestione degli audit.
